小店的自動化通常不需要什麼系統，多半是這三種：一、把接單從私訊改成表單；二、表單資料自動進 Google 試算表；三、資料進來時自動通知你。這三步做完，抄單這件事就消失了。
成本比一般人想的低：前兩步用 Google 表單加試算表就能做，不用寫程式；第三步需要一點腳本，通常幾千元的規模。真正要花錢的是第四步——當你需要客人自己選時段、算金額、或查自己的紀錄，那才叫客製工具。
從抄單到不用抄，中間發生什麼事
我現在都用 LINE 接單、手抄，真的有需要改嗎？ ＋
先算一件事：一天抄幾筆、一筆抄多久、月底對帳又要花幾小時。很多老闆算完會發現，一個月花在抄寫與對帳上的時間，比想像中多得多。
另外一個常見的問題是漏單與抄錯——不是不認真，是私訊會被後面的訊息洗掉。如果你有過「客人來拿貨才發現沒記到」的經驗，那就不只是效率問題了。
最簡單的自動化長什麼樣子？ ＋
把「請私訊我」改成「請填這張表單」。品項、數量、取貨時間、聯絡方式，客人自己填，送出後資料直接落到 Google 試算表的一列。你不用抄，只要看那張表。
這一步用 Google 表單就能做，免費、當天就能上線，不需要任何開發。缺點是表單長得很陽春、不太像你的店；如果在意這點，可以把表單嵌進自己的網頁裡，看起來就是店的一部分。
資料進 Google 試算表之後呢？ ＋
接下來可以做兩件很有感的事：一是自動通知——有新訂單就自動寄信、或發訊息到你的手機，不用一直開著表單看；二是自動整理——當天的單自動彙整成一份出貨清單，月底的營收自動加總。
這一段就是「自動化腳本」在做的事，通常用 Google Apps Script 直接寫在你的試算表裡，不用另外租主機。規模不大，我們的自動化腳本從 NT$6,000 起。
什麼情況需要客製工具，而不是現成表單？ ＋
當「填完就結束」不夠用的時候。例如：客人要能自己選還有空的時段（表單不知道哪個時段滿了）、金額要依數量或方案自動算、客人要能查自己的點數或訂單紀錄、或你需要員工與老闆看到不同的畫面。
這些現成表單做不到，就要做工具。我們做過的 Loverolling 會員累點系統就是這一類——把紙本集點卡換成線上的累點、QR Code 與兌換，後台還分角色。這種規模從 NT$15,000 起，實際看功能。
這種自動化要花多少錢、做多久？ ＋
如果只是表單加試算表加通知，通常是幾千元的規模，一到兩週內可以上線，因為沒有太多要設計的東西。
如果是客製工具，時間主要花在把你的規則講清楚——哪些情況要擋、誰能看到什麼、例外怎麼處理。實務上開發不是最久的，把規則想清楚才是。所以第一次諮詢我們會問得比較細，那是為了不做出用不到的東西。
我的店員年紀比較大，學得會嗎？ ＋
會不會用，取決於介面設計成什麼樣，不是年紀。做給小店用的工具，原則是「一個畫面只做一件事、按鈕大、字大、不要有一堆選項」。如果一個功能需要教超過兩分鐘，通常是設計得不夠好，不是使用者的問題。
另外一個實務建議是：不要一次全換。先讓自動化跟原本的做法並行一兩週，確定沒問題再把本子收起來，店裡的抗拒會小很多。
有沒有哪些事，其實不建議自動化？ ＋
有三種：一是量太小的事——一天兩三筆，花錢做自動化不划算；二是規則一直在變的事，今天這樣算明天那樣算，寫成程式反而綁手綁腳；三是需要判斷與溫度的事，例如客訴回覆、熟客的特殊要求，自動回覆只會讓人更火。
自動化的目的是把重複、機械的部分交出去，把你的時間留給真正需要人的部分。全部都想自動化，通常會做出一個沒人想用的系統。